Polityka prywatności

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych jest CAPITAL LEX Kancelaria Prawno-Podatkowa Spółka Akcyjna (Capital Lex S.A.), NIP 5272800013, KRS 0000667464. Adres do korespondencji: ul. Hoża 86 lok. 321, 00-682 Warszawa. W sprawach prywatności i realizacji praw prosimy o kontakt: biuro@clsa.pl.

2. W jakich celach i na jakich podstawach przetwarzamy dane

Odpowiadamy na pytania i podejmujemy działania przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą, a następnie wykonujemy umowę (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Przy wstępnej ocenie sprawy w czacie z asystentem AI i w formularzu zgłoszenia przetwarzamy dane na podstawie Twojej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) oraz, gdy opis sprawy lub dokumenty zawierają dane o zdrowiu, Twojej wyraźnej zgody (art. 9 ust. 2 lit. a RODO); zgodę wyrażasz, zaznaczając pole w formularzu, i możesz ją wycofać w każdej chwili. Prowadzimy korespondencję, zapewniamy bezpieczeństwo serwisu oraz ustalamy, dochodzimy i bronimy roszczeń na podstawie prawnie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Wypełniamy także obowiązki prawne, np. rachunkowe (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Dane dotyczące zdrowia wymagają dodatkowej podstawy z art. 9 RODO. W zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń stosuje się art. 9 ust. 2 lit. f RODO; jeżeli konkretna czynność opiera się na wyraźnej zgodzie, stosuje się art. 9 ust. 2 lit. a RODO. Samo wejście na stronę lub zaakceptowanie cookies nie jest zgodą na przetwarzanie dokumentacji medycznej.
Opcjonalne statystyki i pomiar reklam uruchamiamy dopiero po wyborze zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej). Nie prowadzimy personalizacji reklam na podstawie danych o zdrowiu.
Informacje o naszych usługach przesyłamy wyłącznie po odrębnej, dobrowolnej zgodzie marketingowej. Dane członków zespołu Kancelarii korzystających z systemu (imię, nazwisko, adres e-mail, rola) przetwarzamy w celu zapewnienia dostępu do systemu (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO).

3. Jakie dane i skąd je otrzymujemy

Przetwarzamy dane przekazane przez osobę kontaktującą się z kancelarią, jej upoważnionego przedstawiciela oraz dokumenty pozyskane zgodnie z prawem w ramach prowadzenia sprawy. Mogą to być dane identyfikacyjne i kontaktowe, opis zdarzenia, korespondencja, dane rozliczeniowe, dokumenty i dane o zdrowiu — w zakresie potrzebnym do danej sprawy. Nie przesyłaj dokumentów innych osób bez odpowiedniej podstawy.
Korzystanie ze strony wiąże się z obsługą adresu IP i technicznych danych żądania przez serwer. Adres IP oraz identyfikatory reklamowe mogą stanowić dane osobowe. Podanie danych w celu kontaktu jest dobrowolne, ale bez informacji niezbędnych do odpowiedzi lub umowy nie będziemy mogli zrealizować tego celu. Nie podejmujemy wobec klientów decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie automatycznie.
W czacie i formularzu zgłoszenia przetwarzamy: numer telefonu (potrzebny, aby oddzwonić), opcjonalnie imię, nazwisko i adres e-mail, treść rozmowy z asystentem, opis sprawy oraz przesłane dokumenty. W formularzu kontaktowym na stronie przetwarzamy: imię i nazwisko, numer telefonu lub adres e-mail (co najmniej jedno z nich), treść wiadomości oraz informację, z której podstrony formularz wysłano; przy wysłaniu zapisujemy też dowód zgody (datę, adres IP i dane przeglądarki). Prosimy nie podawać w czacie ani w formularzu numeru PESEL ani numerów dokumentów. Gdy reprezentujemy małoletniego lub sprawa dotyczy zmarłego pacjenta, przetwarzamy też dane dziecka i jego przedstawiciela albo osoby zmarłej i informację o pokrewieństwie, otrzymane od przedstawiciela lub osoby bliskiej. Dokumentację medyczną uzyskujemy od Ciebie albo od placówek medycznych na Twój wniosek lub upoważnienie. Numer PESEL klientów jest w bazie danych przechowywany wyłącznie w postaci zaszyfrowanej.

4. Jak długo przechowujemy dane

Dane korespondencji i zapytań przechowujemy przez czas potrzebny do obsługi zgłoszenia i ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Dokumentację prowadzonej sprawy przechowujemy przez czas jej obsługi, a następnie przez okres wynikający z właściwych obowiązków prawnych i terminów roszczeń. Zakres i czas zależą od rodzaju sprawy i dokumentu; informacje o właściwym okresie można uzyskać pod adresem biuro@clsa.pl.
Dane przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody przestajemy wykorzystywać w danym celu po jej wycofaniu. Cofnięcie zgody nie usuwa obowiązków prawnych ani innych niezależnych podstaw przetwarzania. Wybór cookies pamiętamy przez 180 dni; szczegóły czasu działania technologii podajemy w polityce cookies.
Zgłoszenia, które nie zakończyły się zawarciem umowy, usuwamy automatycznie po upływie okresu przechowywania ustalonego przez Kancelarię, a wcześniej na Twoje żądanie lub po wycofaniu zgody. Logi techniczne serwera przechowujemy przez ograniczony czas potrzebny do zapewnienia bezpieczeństwa i diagnostyki. Zapisy o udzielonych zgodach przechowujemy tak długo, jak możemy być zobowiązani wykazać, że zgoda została udzielona.

5. Twoje prawa

Na warunkach określonych w RODO masz prawo dostępu do danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia danych. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, a wobec marketingu bezpośredniego — w dowolnym momencie. Zgodę można wycofać bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania. Wycofanie zgody cookies jest dostępne w stopce pod „Ustawienia cookies”. Pozostałe żądania: biuro@clsa.pl. Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl). Realizacja konkretnego prawa zależy od podstawy przetwarzania, obowiązków prawnych i ochrony roszczeń.

6. Odbiorcy, asystent AI, Google Ads i przekazywanie poza EOG

Dostęp do danych mogą otrzymywać upoważnione osoby obsługujące sprawę, dostawcy hostingu i usług informatycznych, poczty, obsługi księgowej oraz podmioty uprawnione przepisami prawa. Zakres dostępu powinien odpowiadać wykonywanej usłudze i obowiązkom poufności. W systemie korzystamy m.in. z hostingu i infrastruktury serwerowej (OVH), wysyłki wiadomości e-mail (Resend) oraz monitorowania błędów (Sentry; przekazywane są wyłącznie dane techniczne o błędach). Przy sprawie mogą też uczestniczyć lekarze i rzeczoznawcy sporządzający opinie, związani tajemnicą zawodową lub umową o poufności, a na zlecenie klienta placówki medyczne, ubezpieczyciele, Rzecznik Praw Pacjenta, sądy i inne organy.
Asystent AI prowadzi wstępny wywiad. Nie jest prawnikiem ani lekarzem, nie udziela porad prawnych ani medycznych, a jego odpowiedzi mają charakter orientacyjny; wiążącą ocenę sprawy wydaje prawnik Kancelarii. Aby asystent mógł odpowiadać, treść rozmowy, a przy analizie dokumentów także ich treść, jest przekazywana dostawcy modeli AI (obecnie OpenAI), który przetwarza ją na polecenie Kancelarii jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO). Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich w celach reklamowych.
Po zgodzie reklamowej na publicznych stronach informacyjnych uruchamiany jest znacznik Google Ads AW-996345602. Dostawcą dla EOG jest Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia. Google otrzymuje dane techniczne, m.in. IP, dane przeglądarki i informacje służące pomiarowi reklam; może łączyć je zgodnie z własną polityką prywatności. Nie przekazujemy przez tę integrację treści formularzy, spraw ani dokumentacji medycznej; nie uruchamiamy jej w panelu i wywiadzie. Nie włączamy personalizacji reklam ani konwersji rozszerzonych.
Usługi Google mogą wiązać się z przekazywaniem danych poza EOG, w szczególności do USA; dotyczy to także dostawcy modeli AI. Właściwy mechanizm zależy od odbiorcy i warunków usługi (np. decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, a przy jej braku odpowiednie zabezpieczenia z art. 46 RODO). O informacje o stosowanych zabezpieczeniach i ich kopię można wystąpić do administratora. Szczegóły Google: policies.google.com/privacy oraz business.safety.google/adsprocessorterms/. Treść formularza kontaktowego na stronie trafia do osób obsługujących zgłoszenia w Kancelarii i nie jest przekazywana asystentowi AI. Zgoda na cookies nie obejmuje przekazywania treści rozmowy dostawcy modeli AI.

7. Bezpieczeństwo, cookies i charakter informacji

Stosujemy szyfrowanie transmisji HTTPS i kontrolę dostępu. Nie wysyłaj dokumentacji medycznej przez publiczne pola niewskazane do tego celu. Szczegółowy opis cookies, pamięci przeglądarki i wyboru kategorii znajduje się na stronie „Polityka cookies”. Brak zgody na opcjonalne technologie nie blokuje korzystania ze strony.
Publiczne treści mają charakter informacyjny i nie stanowią indywidualnej porady prawnej ani medycznej. Odpowiedzi asystenta AI mają charakter orientacyjny. Ocenę konkretnej sprawy przeprowadza prawnik. Ta polityka nie zastępuje obowiązków informacyjnych dotyczących dodatkowych, odrębnych usług.